現状調査とは具体的に何をするのですか？ ■ 主に以下の観点から調査をします。 ・日頃から作られている文書のボリューム ・文書の保管期限、保管のボリューム ・文書の種類 ・保管文書の使用頻度・重要度 上記調査の上、ご報告・ご提案をさせていただきます。 改善提案とはどのようなものがあるのですか？ ■ 一例として、以下の提案があります。 ・お客様の文書規定をベースに種類別・使用頻度・重要度を考慮してグループピングのご提案 ・文書管理システムのご提案 （検索項目の設定他、すぐに文書を捜せる仕組みもお客様のニーズに合わせてカスタマイズします） ・ファイリングのルール化 整備作業とは何をするのですか？ ■ 一例として、以下の作業がございます。 ・文書の索引を登録し、システムで検索できる状態にします。 ・文書、フォルダの背表紙（ラベル等）作成します。 ・文書をファイリングルールに基づき配架します。 ・文書の規定・法定保存期限に基づいて文書を廃棄します。 グルーピングとは？ ■ 文書を使用頻度・重要度を考慮し種類別に分類することです。 グルーピングを実行する事で使いやすいように情報を組織化、体系化する事により効率よく文書を検索・保管できる状態を構築します。 文書検索システムとは？ ■ 文書にさまざまな情報（文書名・保管場所・分類・保管期間等）を付加し、システムに入力します。そのデータを入力することにより瞬時に文書の保管場所を検索することが出来るシステムのことです。文書量が多ければ効果が現れます。 弊社では日本レコードマネジメント(株)のシステムを主に採用しております。 ファイリングとは？ ■ 文書をいろいろなサプライ品（フォルダ、仕切り等）を使用し整理保管する方法をいいます。 配架とは？ ■ ファイルした文書を書棚等に整理・保管する作業をいいます。